Attività

Il nostro Team ha oltre due decenni di esperienza nel settore degli eventi sportivi internazionali.

La struttura unica del nostro team, composta da un gruppo selezionato di professionisti con esperienze e conoscenze internazionali, pone FIVE in una posizione favorevole per supportare comitati organizzatori, enti governativi, agenzie di eventi e marchi internazionali nella creazione di grandi eventi in locations e venues di molteplici tipologie.

In questa sezione, divisa per Aree Funzionali, descriveremo alcune operazioni chiave che possiamo progettare, gestire e realizzare. Ma solo alcune, poichè non sarebbe possibile inserire in una sola pagina web la totalità dei compiti di ciascuna area.

Accreditamento

  • Gestire le richieste di accreditamento e produrre accrediti per facilitare l’accesso in venue a tutti i gruppi di clienti
  • Procurare le attrezzature e strumenti necessari per la produzione degli accrediti
  • Assistere nella designazione delle zone di accesso e dei punti di controllo degli accessi, in collaborazione con Venue Management e Security Integration
  • Produrre e distribuire le linee guide di accreditamento per educare i partecipanti sugli elementi presenti nell’accredito e il suo corretto uso
  • Produrre accrediti e facilitare l’accesso in venue per tutti i gruppi clienti


Eventi

  • Creazione delle pianificazioni delle Cerimonie di Apertura, Chiusura e Premiazione
  • Sviluppare il concetto creativo per le Cerimonie di Apertura, Chiusura e Premiazione
  • Monitorare e contribuire alla produzione di progetti audio/video
  • Monitorare la selezione e la formazione di talenti, cast e performer
  • Sviluppare il piano di produzione per tutte le Cerimonie


Gestione dei flussi

  • Sviluppare piani operativi specifici per tutte le venue competitive
  • Condurre riunioni specifiche a tutti i gruppi clienti per determinare che i processi siano rispettati e ben pianificati da tutte le Aree Funzionali
  • Assicurarsi che le operazioni delle Aree Funzionali siano ben progettate/integrate con tutti i requisiti dell’evento
  • Personalizzare la struttura organizzativa generica dei Venue Team per ogni venue competitiva
  • Pianificare e gestire i flussi
  • Aiutare a pianificare e condurre esercizi di readiness per tutte le Aree Funzionali impegnate in venue


Identità

  • Sviluppare i Manuali degli Standard Grafici e le linee guida per garantire coerenza e ‘integrità’ del design
  • Sviluppare il processo di approvazione delle produzioni ufficiali per licenziatari e marketing partners
  • Monitorare la corretta applicazione del brand durante tutto l’evento
  • Coordinare la produzione del Look (ad es. portali di ingresso, banner, insegne, elementi di competizione, tessuti di recinzione, ecc.)
  • Fornire servizi di progettazione grafica per tutte le Aree Funzionali e supervisionare le procedure di creazione e distribuzione

 


Ospitalità alberghiera

  • Gestire l’assegnazione delle camere in hotel e Villaggi Atleti per tutti i gruppi clienti
  • Creare, gestire e supervisionare contratti con alberghi e aziende ricettive locali
  • Negoziare i termini e i prezzi per gli alloggi di tutti i gruppi clienti
  • Gestire le relazioni con gli hotel prima e durante l’evento, compreso il briefing e, se applicabile, la formazione del personale alberghiero


Personale e Volontari

  • Sviluppare strategie e piani di assunzione, comprese le opzioni di reclutamento del personale retribuito e volontario (ad es. programmi aziendali, trasferimento temporaneo di figure dirigenziali, tirocinanti, studenti, agenzie di reclutamento) e le linee guida per tutte le aree di servizio
  • Sviluppare il concetto/strategia di formazione per tutti i lavoratori retribuiti e volontari
  • Creazione di politiche assistenziali nel rispetto delle normative locali e internazionali


Pianificazione Integrata

  • Elaborare e perfezionare i piani generali, definire le attività e i servizi da produrre e condividere le responsabilità con le Aree Funzionali pertinenti
  • Sviluppare e gestire le programmazioni principali; monitorare e riferire compiti, attività, scadenze e progressi di importanti traguardi relativi alla produzione dell’evento
  • Lavorare a stretto contatto con Venue Management e altre Aree Funzionali per determinare i processi e la tempistica della pianificazione principale
  • Sviluppare un processo di pianificazione integrato e funzionale
  • Sviluppare e condurre esercizi di readiness per garantire l’integrazione dei processi operativi di Aree Funzionali e Venue Team


Protocollo e servizi

  • Definire i livelli di servizio, di collegamento con i dipartimenti di protocollo istituzionale e fornire consulenza per cerimonie, staffetta della Torcia e altri eventi satellite
  • Contattare, invitare ed organizzare il programma di accoglienza per dignitari e ospiti
  • Flag management per tutte le venue ed eventi (sportivi, cerimoniali, ecc.)
  • Pianificare i servizi di “Meet & Greet” e “Arrivi e Partenze” negli hub ufficiali di entrata/uscita (visti, piani di immigrazione)
  • Reclutamento e gestione dei fornitori professionali di servizi linguistici


Catering e servizi aggiuntivi

  • Sviluppare i piani di servizio per la ristorazione (diversità alimentare e creazione di linee guida nutrizionali per tutti i gruppi clienti)
  • Gestire la pulizia di locali, uffici, Villaggi Atleti e spazi pubblici
  • Assistere i fornitori di servizi e di ristorazione locali; controllo e monitoraggio delle autorizzazioni necessarie
  • Pianificare e fornire servizi di gestione, riciclaggio e custodia dei rifiuti


Sicurezza

  • Stabilire i rapporti di comunicazione con le forze dell’ordine nazionali, regionali e locali e altre agenzie di sicurezza pubblica
  • Contribuire a determinare i requisiti di sicurezza per tutte le Aree Funzionali, per i Venue Team e i partner esterni
  • Sviluppare e supervisionare il processo di background check per tutti i gruppi clienti accreditati
  • Istituire e partecipare a gruppi di lavoro in materia di sicurezza pubblica/sicurezza privata
  • Monitorare la pianificazione, l’approvvigionamento, la formazione e la gestione del personale di sicurezza


Sponsorizzazioni

  • Determinare contratti, diritti e inventario delle risorse per tutti i Marketing Partners
  • Definire le categorie dei Marketing Partners e le strategie di esclusività
  • Sviluppo di materiali di vendita per i Marketing Partners
  • Identificare e contattare possibili Marketing Partners; gestire le sponsorizzazioni e i relativi ricavi
  • Allineare e regolare diritti/beni del Comitato Organizzatore per soddisfare le esigenze/strategie dei Marketing Partners; creare valore cross-marketing


Sport

  • Sviluppare relazioni e direttive relative alle venue sportive
  • Elaborare e aggiornare il calendario delle competizioni in conformità ai regolamenti federali e ai requisiti di trasmissione televisiva
  • Collaborare con Technology nella progettazione dei sistemi informatici e delle operazioni relative a Timing & Scoring e On-Venue Results
  • Fornire contenuti per i Manuali Tecnici Sportivi
  • Gestire l’omologazione dei campi di gioco in conformità alle regolamentazioni delle Federazioni Internazionali (IFS) e garantire che tutti i requisiti tecnici/di progettazione siano soddisfatti


Trasporto

  • Pianificare e gestire piani di trasporto per tutti i gruppi clienti
  • Gestire le operazioni di deposito degli autobus e le aree di sosta/fermata, compresa la manutenzione, la pulizia, il rifornimento dei veicoli e la gestione e la creazione di orari di trasporto
  • Pianificare e gestire i servizi di trasporto della flotta (programmati e su richiesta)
  • Monitorare il reclutamento, la formazione e la programmazione dei turni dei conducenti
  • Sviluppare e implementare un sistema di permessi di accesso per veicoli (Vehicle Access and Parking Permit – VAPP)
  • Coordinare e gestire i piani/sistemi di gestione di Bus, Flotta, Parcheggi e Traffico e cooperazione con le autorità di trasporto pubblico

Media

  • Sviluppare il processo di vendita dei diritti televisivi e bandi di gara per gli Host Broadcaster
  • Selezionare e gestire comunicazioni con l’Host Broadcaster
  • Sviluppare piani di produzione televisivi per tutti gli sport
  • Pianificare e gestire strutture/uffici media, servizi e personale per tutte le venue competitive e non competitive (Main Press Centre, International Broadcast Centre, Villaggio Atleti ecc.)
  • Pianificare e produrre contenuti per i media utilizzando la il sistema di gestione contenuti dell’evento
  • Lavorare a stretto contatto con Technology (Area Funzionale) e relativi fornitori per garantire la condivisione e distribuzione dei risultati di gara

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